Subsistemas en una Institución Educativa

Los subsistemas se clasifican en

• Gestión
• Operación
• Soporte

cada subsistema está desarrollado por medio de un proceso

el proceso es un conjunto de actividades que se guían por su objetivo, políticas, procedimientos, instructivos, herramientas, conocimientos y habilidades, etc que dan como resultado una o varias salidas.

 

Subsistema de Gestión

Son los procesos que permiten planear, organizar, dirigir y controlar los diferentes subsistemas de la Institución Educativa para cumplir con el principal objetivo, que es el de enseñanza-aprendizaje de acuerdo a lo establecido por los Entornos, la Sociedad, la Dirección General y el individuo.

Subsistema de Gestión Estratégica

Es el proceso que dirige y modela lo esperado de toda la Organización a largo plazo. Donde se definen los proyectos, donde éstos se revisan con alguna frecuencia, donde se asignan los recursos, se alimenta de indicadores clave de desempeño de todos los procesos de la Institución Educativa, de los indicadores externos de los diversos entornos que tienen relación directa o indirecta con el buen desempeño de las operaciones del Sistema, para la toma de decisiones. El líder educativo y/ o su consejo, dictan la Cultura Organizacional, comprendida con los valores, la visión, misión, la calidad educativa, objetivos institucionales; que se transminará a todos los niveles del Sistema y su impacto en la Sociedad. Todo a través de una agenda estratégica.

Díaz Jaimes menciona a John Harrison y a Bernard Taylor "la planeación estratégica es un proceso continuo, flexible e integral que permite conocer la dirección, orientación y sentido en donde se desarrollan los esfuerzos con respecto a los objetivos."6 Esta perspectiva nos permite uniformar criterios entre los mandos y el personal, otorgando la posibilidad de definir y conocer la evolución que debe seguir la organización para aprovechar, en función de la situación interna y externa, las oportunidades actuales y futuras que ofrece el entorno con relación a esfuerzos comunes.

La planeación estratégica tiene diversas facetas: como enfoque, vincula las acciones de corto plazo con los objetivos de largo plazo, y visualiza el futuro con una perspectiva integral. Como sistema, promueve congruencia entre las acciones, genera sinergia entre las áreas de las organizaciones, y permite establecer prioridades de operación, gasto e inversión. Como proceso, define el camino a seguir para todos los integrantes, de las organizaciones y facilita la comprensión de los procesos de cambio, inclusive dentro de contextos de turbulencia o contingencia, y la comunicación entre quienes participan en ellos. Como herramienta, Permite detectar oportunidades y amenazas que se generan en el entorno; ubica las fortalezas y debilidades de la organización y produce información útil para la toma de decisiones estratégicas.

Subsistema de la Gestión de la Cultura Organizacional

Es el proceso mediante el cual se interrelacionan la misión, visión, valores, objetivos de calidad y determinan los actos y decisiones profesionales y las relaciones personales que se dan en grupo formales e informales e identifican a la Institución Educativa.

En el artículo La cultura organizacional, Norma Tapia opina Podemos decir que la cultura de una organización es fuerte, cuando existen características distintivas de la organización …

Debemos cuidar que la cultura de la organización llegue a todos y a cada uno de los integrantes de la comunidad laboral, para lo cual es fundamental el trabajo que se realiza en los procesos de reclutamiento, selección, inducción y capacitación de personal. Profesionalizar estos procesos … constituida por personas que conocen y viven la cultura organizacional, que creen en ella y que son capaces de diseñar inteligentemente, los procesos significativos a nivel de desarrollo humano, de identificar los símbolos, crear tradiciones y organizar las celebraciones que la organización requiere para resaltar sus principios y valores y asegurar el compromiso de cada uno de los miembros con la cultura que nos interesa vivir como organización.

Para Schmill (2008, p.176) …el reto de cualquier institución educativa es vincular la ética personal con la moral colectiva. Vincular los criterios individuales de los profesores con los criterios grupales de la escuela.

Los padres de familia inscriben a sus hijos en una escuela que plantea una oferta educativa concreta respecto a los valores y la formación moral de sus alumnos,… es una oferta institucional, una oferta colectiva, grupal,… los maestros se ajusten a ella. (p.179)

Subsistema de Gestión de Proyectos

De acuerdo a la medición de los indicadores internos, revisión del entorno Nacional e Internacional y a los recursos, la Dirección o a quién ella responsabilice, puede definir el rumbo que tomará la Institución Educativa a través de proyectos, el alcance, los objetivos de los mismos con la distribución de los recursos.

Subsistema de Comunicación

Es el proceso mediante el cual se informa de manera formal los mensajes de la Dirección o alguna Coordinación, sobre mejoras, cambios, reestructuras, es la selección de los canales de comunicación para cumplir un objetivo de recepción en la audiencia organizacional u organismos externos, se busca retroalimentación para conocer si los implicados recibieron el mensaje correctamente.

Subsistema de Gestión de la Calidad

Es un proceso que nos permite revisar, prevenir, corregir, gestionar e integrar los procesos a través de indicadores, manuales, instructivos de trabajo, procedimientos, formatos, control de documentos y datos en pro de los proyectos para la mejora del Sistema Educativo, de acuerdo a las necesidades del cliente y en función de la Cultura Organización.

Díaz Jaimes dice la calidad total permite que los procesos de la organización operen como un sistema integrado, evitando desajustes que pudieran repercutir en perdida del valor del producto o servicio al que se dedique.

Subsistema de Efectividad de la Institución Educativa

Definición y medición del desempeño de los procesos de la Institución Educativa mediante indicadores clave establecidos que cumplen con lo propuesto en la Gestión del Sistema Educativo.

Subsistema de Gestión del Capital Humano

Es el proceso que administra y estructura la plantilla de personal, nómina, los perfiles de puesto, inducción, reclutamiento, selección, contratación, determina las competencias que necesitan su personal para atender de manera administrativa o de docencia, de acuerdo a lo determinado en el organigrama y en los perfiles, para esto planea la situación de vida y carrera de cada persona en la Institución, define las brechas entre las competencias actuales y las que hay que desarrollar a través de la capacitación y adiestramiento.

Es muy importante la definición de competencias de cada docente porque ellos son la cara de la Institución Educativa en el proceso de enseñanza-aprendizaje.

Subsistema de Monitoreo de Satisfacción del Cliente

Es un proceso que evalúa el cumplimiento de las características, necesidades o de los requisitos del Cliente (alumno, quién inscribe-escoge, quién paga, Organizaciones públicas y/o privadas que contratan).

Subsistema de Evaluación de la Demanda

Es un proceso que evalúa el cumplimiento de los requisitos del Mercado a través de la formación de las competencias de los egresados en la aplicación del campo de su especialidad o el cumplimiento del perfil de egreso para el siguiente nivel educativo.

Subsistema de Servicios Integrales

Es un proceso que da soporte y apoyo de manera holística a los alumnos y personal que labora en la Institución Educativa.

Los servicios de la Biblioteca y de los Sistemas de Información son parte del desarrollo armónico de la educación en el ser humano, para destacar en su aprendizaje.

La Institución Educativa decide qué servicios ofrecer de acuerdo a los proyectos estratégicos de la misma.

Subsistemas de Operación o Ejecución

Son todos los procesos que tienen que ver directamente con el objetivo de la Institución Educativa que, principalmente es la enseñanza-aprendizaje.

Subsistema de Generación de la Demanda

Es el proceso mediante el cuál se define la cantidad de ingresos en un periodo de tiempo, a través de instrumentos mercadológicos y de venta, donde se toma en cuenta las variables del mercado, del entorno social, necesidades del cliente y la Visión de la Institución Educativa.

En este subsistema se incluye el proceso de inscripción y la historia académica de los alumnos.

Subsistema de Investigación Educativa

Es el proceso para desarrollar, diseñar y cambiar de manera profunda el Currículo de la Institución Educativa, con éste se pretende utilizar estudios de investigación cuantitativa y cualitativa, que incluyan todas las variables del Mercado y de los Entornos, de acuerdo a los resultados la Institución Educativa puede proponer cambios, en lugar de esperar a que los cambios la muevan.

De aquí se desprende el modelo curricular de la Institución Educativa.

Subsistema de Gestión Educativa

Es el proceso para determinar todas las actividades en un periodo educativo, donde se aplican todas las tareas para ligarlas con los recursos educativos y dinámicas que permitan sembrar la semilla del conocimiento y permitan identificar para cumplir satisfactoriamente con las áreas, conocimientos, desarrollo de competencias en el Subsistema de Ejecución Educativa permitiendo que el alumno se desarrolle de manera integral.

Incluye la logística y distribución de todas las materias, asignación de docentes, infraestructura, herramientas, instrumentos, TICS, asignación de alumnos de acuerdo a su historia académica para cumplir con el objeto educativo.

Subsistema de Ejecución Educativa

Es un proceso donde se aplican todas las competencias del docente cumpliendo con el Subsistema de la planeación educativa, éste liga la Cultura de la Institución Educativa, en la presentación de su cátedra a través de diversas prácticas educativas, permitiendo que el alumno pueda desarrollar sus competencias generales y específicas.

Subsistema de Diagnóstico y Evaluación Educativa

Es el proceso que permite visualizar en forma de cuantitativa y/o cualitativa el desarrollo de las competencias del educando, para obtener el grado de avance por alumno, grado, materia, escuela, y así obtener su historia académica. Utiliza diversos instrumentos de evaluación, da resultados a la mejora continua de la Institución Educativa y del estudiante.

Subsistema de Atención a Clientes y Vinculación

En una Institución Educativa los clientes son todas aquellas personas que pagan por obtener el servicio educativo, también los educandos y las personas que toman la decisión de inscribir en una institución educativa. También son las empresas y organizaciones que contratan a los estudiantes que se gradúan de la Institución Educativa.


Es el proceso que establece las políticas, tareas y formas de contacto con el cliente interno y los entornos, como las Instituciones Públicas y Privadas que tienen injerencia y preguntas. Aquí se forma el directorio de Instituciones que generan una oferta laboral o educativa para el siguiente nivel de estudios. Es el contacto administrativo con el alumno y sus padres o el tutor.

Subsistemas de Soporte

Son todos aquellos subsistemas que sustentan o apoyan para que se den todos los subsistemas de gestión y principalmente los de operación. También se pueden subcontratar.

Subsistema de Gestión de las Regulaciones Gubernamentales

Son todas las actividades que definen el ingreso y control de políticas gubernamentales en materia de educación o relacionadas a la infraestructura, capacitación, salud, seguridad, medio ambiente, diseño del currículo, cumplimiento de los servicios prestados por el Estado.

Subsistema de Compras

Es el proceso que define las tareas y políticas de adquisición, como requisitos de compra, autorizaciones, negociaciones con proveedores, desarrollo de proveedores, alianzas para cumplir con la mejor efectividad con los elementos que necesita la Institución Educativa para cubrir en tiempo y forma los servicios o productos.

Subsistema de Infraestructura, Salud y Seguridad Escolar

Es el proceso que engloba la administración de las actividades de mantenimiento preventivo y correctivo sobre los inmuebles, activos, mobiliario, instrumentos, equipos TIC y los inventarios de los mismos para evitar riesgos en la salud y en la seguridad.

Formación y manejo de las Brigadas de prevención de riesgos.

Conducción de las actividades para la seguridad del personal, los estudiantes, visitantes; del mobiliario, de las herramientas, de los instrumentos, de los equipos TIC y de las instalaciones que están en resguardo de la Institución Educativa.

Guía las actividades para mantener saludable a los integrantes  administrativos, docentes y prevenir contagios y evitar epidemias. Mantiene las instalaciones en óptimas condiciones para evitar accidentes.

Subsistema de Gestión de la Infraestructura de las TICS

Son todas las actividades que determinan para planear las necesidades de infraestructura y productos de Tecnología de Información y Comunicación para que se den los procesos de investigación, gestión, operación y soporte, además de la enseñanza-aprendizaje dentro de la Institución Educativa.

Incluye el desarrollo del Software para uso interno y como herramienta didáctica.

Subsistema de Gestión de los Servicios Concesionados

Es el proceso que regula las políticas para que un tercero preste servicios como papelería, cafetería, transporte, mantenimiento a TICS, mantenimiento a las Instalaciones.